撰文/樊語婕
台灣出現越來越多NGO組織幫助社會弱勢，卻常苦於資源、資訊不足，台北市失親兒福利基金會在去年導入微軟Office 365的免費軟體服務，不再擔心資料瞬間消失，Email不再被列為黑名單，更透過即時視訊、檔案共享、訊息公告等功能，提升工作效率、拉近同仁的距離，創造更有效率、更Smart的工作狀態，擁有更多時間專注守護失親兒！
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在台灣眾多的NGO團體中，台北市失親兒福利基金會(以下簡稱失親兒基金會)或許不是名聲最響亮的一個，卻是全台灣失親孩童的重要依靠！執行長馮玉玲指出，基金會的前身為1968年成立的孤兒福利協會，2007年7月起以基金會方式運作，結合社會眾多的溫情資源，提供獎助學金、心理諮商、課業輔導等協助，守護關懷超過6千位失親兒的教育與成長。
接連資訊災難耗損社工心力
失親兒基金會在全台各地共設有10個服務處，連結超過40位社工的專業，每位熱血社工都希望發揮最大的力量，做好個案訪視、資料管理…等工作，卻常常受限於電腦與網路軟硬體設備，必須花費加倍的時間與心力。
失親兒基金會的電腦設備是由一位志工幫忙，以最低成本打造一批拼裝牌電腦，因此常發生龜速、當機、檔案無法存取…等問題，造成社工很大的負擔，社工們常常在一整天的外出訪視後，回到辦公室做紀錄，卻在瞬間發現辛苦半天鍵入的資料全部化為烏有，因此，總是必須備份再備份才安心！
2013年更是資訊災難的一年！1月正是各部門趕年度報告的重要時刻，卻發生伺服器硬碟故障的意外，雖然經過兩次搶修，救回自1968年以來的資料，所有年度報告卻依然人間蒸發，大家只能重新再做！緊接著，因為之前電腦中毒，Email狂發垃圾信件，網域被列入黑名單，Email無法順利寄發！同年9月越南大淹水，淹沒了台商志工贊助的伺服器，造成重要的個案系統故障，近兩個月後系統才完全恢復。
接觸科技濃湯導入免費軟體服務
馮玉玲回憶，「當時大家不停自問：『社工的時間應該要花在失親兒的照顧上，不該是一直補資訊的漏洞！』一波接著一波的資訊浩劫，讓大家覺得夠了，該是改變的時候了！」
當時還是社工員的資訊組長林合昕自告奮勇，擔任基金會的資訊窗口、到處學習資訊專業，透過開拓文教基金會每年舉辦的「非營利組織科技運用座談會」，得知微軟的「科技濃湯」(TechSoup)軟硬體捐贈平台，隨後失親兒基金會便導入了Office 365免費軟體服務。
工作穩定資訊安全效率連結
失親兒基金會在2014年1月提出申請，在各服務處選定資訊種子成員後，2月就完成Email轉換、4月完成舊信上傳，同仁逐步適應網頁介面，悠遊在商用skype視訊會議、onedrive資料同步與整合行動裝置、sharepoint各式訊息公告功能…等便利運用，在體驗資訊科技升級的同時，開啟全新的效率工作。
林合昕指出，「我們現在我們再也不必搶救資料、再也不必神經質地備份再備份，Email不再被列入黑名單、不必打電話確認對方有沒有收到Email，十個服務處之間，可以透過即時訊息、視訊會議快速溝通，還可以檔案共享，也可以連結到各種行動裝置，搜尋檔案更是輕鬆快速。」
經過一年多的使用，大家充份享受資訊科技帶來的便利與效率，提升工作穩定度與資料安全性，不但工作效率提升，在工作時心中也踏實許多，以前那種「不知何時又要出狀況」的擔憂再也不見了！林合昕笑著說，「以往我總是會接到求救電話，現在都沒什麼人要找我了耶！」
善用資訊科技 NGO質化服務提升
失親兒基金會社工的工作繁重，每個月往往要外出訪視超過40次，還有許多的行政工作與個案紀錄要處理，馮玉玲指出，以前總是礙於預算與人手，忍受著種種的辛苦與不便，抱著「軟硬體能用就好」的心態，其實社會與企業提供許多資源，NGO團體必須善用！「有了穩定的軟硬體系統，大大降低基金會在系統維護的人力需求，大家工作沒有後顧之憂，有更多時間可以專注於每個個案，更有心力在提升質化服務上！」
透過「科技濃湯」(TechSoup)軟硬體捐贈平台，導入Office 365免費軟體服務後，失親兒基金會運用資訊科技，讓效率升等、為服務升溫，邀請NGO組織現在就加入改變的行列，勇敢爭取資源，一齊加入數位升級的行列，攜手讓世界各美好！
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